Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. история создания Костромской таможни. Документационный отдел: структура и направление деятельности

1.1 Таможенная служба в Костромском регионе. История и современность Костромской таможни.

1.2 Структура службы ДОУ в Костромской таможне: ее задачи, функции, штаты

1.3 Основные организационно-нормативные документы по делопроизводству

2. Анализ организации технологии ДОУ документационного отдела в Костромской таможни

2.1 Технология организации документооборота, начиная с источников доставки

2.1.1 Технологии обработки входящих и исходящих документов

2.1.2 Порядок прохождения внутренних документов

2.2 Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан и депутатов

2.3 Информационно-поисковая система и регистрация документов

2.4 Организация контроля исполнения документов

2.5 Организация документов в делопроизводстве

2.5.1 Составление номенклатур дел

2.5.2 Формирование и оформление дел

2.6 Организация оперативного хранения документов

2.7 Порядок передачи документов на хранение в архив

3. Предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ОДО Костромской таможни

3.1 Совершенствование нормативной базы отдела документационного обеспечения

3.2 Совершенствование автоматизированной организации делопроизводства

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Введение

С 1 января 2004 года введен в действие новый Таможенный Кодекс РФ (ТК). Принятие новой редакции ТК вызвано необходимостью интеграции России в мировое экономическое сообщество. Безусловно, таможенная служба - важнейший элемент системы управления внешнеэкономическими связями. Чем активнее развивается внешнеэкономическая деятельность, тем интенсивнее функционирует таможня. Таможенные платежи и пошлины составляют более трети доходной части федерального бюджетаМякошина Н.Д. Корпоративная система управления документацией в таможенной службе//Делопроизводство, 2003 № 4 .- С41.

О роли документационного обеспечения в таможенном деле говорит тот факт, что в новой редакции ТК немалое место занимают вопросы работы с документами: отдельная глава ТК посвящена информационным системам и информационным технологиям в таможенном деле. Не секрет, что эффективность управленческих решений, принимаемых на всех уровнях управления, во многом зависит от качества предоставляемой информации, которая фиксируется в документах.

Не секрет, что требования, предъявленные к качеству и точности содержания документов - высокие. Если документ можно назвать лицом фирмы, то таможенный документ - это «визитная карточка» государства. Таким образом, организация ДОУ в таможенной службе - это высокие международные требования, предъявляемые к оформлению документов.

Актуальностью выбранной темы обуславливается необходимость проследить на практике, действительно ли, выполняются все требования, предъявляемые к делопроизводству на местах. Изучение этого вопроса позволит судить о существующем уровне управления документацией в таможенных органах, о ее недостатках и о мерах улучшения документационной деятельности в целом.

В ходе дипломной работы была изучена и проанализирована организация технологии документационного обеспечения деятельности Костромской таможни, имеющей средние показатели по численности и по объему обрабатываемой информации.

Так как для реализации задач документационного обеспечения управления в Костромской таможне создана соответствующая уполномоченная служба - Отдел документационного обеспечения управления (далее - ОДО), то именно он стал главным объектом изучения данной дипломной работы.

Исходя из всего этого, целью написания дипломной работы является изучение организационного обеспечения деятельности ОДО, а также разработка внесений рациональных предложений по ее совершенствованию.

Для реализации поставленной цели необходимо изучить ряд задач:

-изучение возникновения таможенной службы в Костромском регионе;

-ознакомление с организационной структурой, функциями, задачами и направлением основных видов деятельности Костромской таможни;

-рассмотрение организации службы документационного обеспечения управления в таможне: ее структуры, функции, задачи, объемов работы, а также анализ документооборота;

-изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

-разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;

-внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.

Для достижения поставленных задач в дипломной работе был использован обширный круг источников. В первую очередь это издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Основной комплекс федеральных нормативно-методических материалов по документационному обеспечению составляют:

Государственная система документационного обеспечения управления. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру ДОУ в организациях путем решения вопросов построения соответствующих типовых служб. А также ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения.

Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)(утвержденная Приказом ФТС России от 18.10.2004. №160): справочник участника ВЭД разработана на основе специфики работы таможенных органов в РФ. Этот документ направлен на совершенствование документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных органах. А также устанавливает требования, предъявляемые к специфической документации (порядок работы с секретными документами, документами с грифом «Для служебного пользования», включая правила учета, хранения и использования печатей, штампов, бланков). Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя как традиционного, так и автоматизированного.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».ГОСТ Р51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Издательство стандартов. М., 1998. Данный документ расшифровывает основные термины и определения существующие в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков храненияПеречень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000. включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Главной целью данного документа является определение сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение.

Таможенный Кодекс Российской Федерации Таможенный кодекс Российской федерации. -М.: ДГУП «Ростаможинформ», 2003. - 304с. регулирует отношения в области таможенного дела, в том числе отношения по установлению порядка перемещения товаров и транспортных средств через таможенную границу, отношения, возникающие в процессе таможенного оформления и таможенного контроля, обжалования актов, действий (бездействия) таможенных органов и их должностных лиц, а также отношения по установлению и применению таможенных режимов, установлению, введению и взиманию таможенных платежей.

Также при написании дипломной работы были использованы следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами:

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ//Секретарское дело: сост. Кузнецова Т.В.- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001.- С 285. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов, информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Данный закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002. года №1-ФЗ//Делопроизводство 2002,№4. -С 91. Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

И все-таки, основными источниками явились следующие нормативные материалы Костромской таможне:

-положения об отделе документационного обеспечения

-должностные инструкции сотрудников организации

-Приказы руководства Костромской таможни, связанные с ее документационной деятельностью.

А так же и другие материалы, способствующие быстрому и глубокому изучению постановки делопроизводства в Костромской таможне.

Для написания вопросов, связанных с историей таможенной службы, помогла информационно-аналитическая бюллетень,Костромская таможня: информационно-аналитическая бюллетень №4(23). -Кострома.,2002. -25с посвященная Костромской таможни, в которой рассказывается об истории жизни таможенного дела в Костромской области, о ее развитии и становлении вплоть до наших времен.

Научная литература и многочисленные публикации в журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело» были использованы при рассмотрении более узких вопросов делопроизводства. Изучены труды ведущих специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой “Секретарское дело” Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001. , к.и.н. В.В. Галахова, И.К. Корнеева «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы» Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 2-е изд., перераб. и доп./ В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А.Кудрявцева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. -456с., преподавателя М.В. Стенюкова «Документы. Делопроизводство» Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. -М.Ж «Книга сервис», (издание 8-е, переработанное и дополненное), 2003. -160 с.. В которых освящены все вопросы управления грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, кадровой документации и внешней деловой переписки (приведены примеры). Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации и повышения эффективности деятельности любой организации. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. А также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения.

В статьях О.Ю. Митченко «О Документационном обеспечении деятельности органов местного самоуправления» Митченко О.Ю. О Документационном обеспечении деятельности органов местного самоуправления//Делопроизводство №3,2004.-с 25, Л.В. Санкиной «Должностная инструкция, рекомендации по составлению» Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2.- С. 11 , А.Н. Сокова «Перспективы развития правил оформления управленческих документов»Сокова. А.Н. Перспективы развития правил оформления управленческих документов//Делопроизводство. - 2004, №2..- С 4 предложена дополнительная информация об основных положениях и составлении инструкции по делопроизводству и должностных инструкций сотрудников. Эти статьи написаны на основе практических разработок и носят рекомендательный характер.

Тему оперативного хранения, формирования дел и обеспечения их сохранности затронута в статье А.В. Пшенко «Хранение документов и обеспечение их сохранности»Пшенко А.В. «Хранение документов и обеспечение их сохранности»//Секретарское дело 2003, №10. -С63.. У Л.П. Афанасьева и Е.В.Алексеева «Опись - важный архивный справочник (история и методика составления)» Алексеев Е.В., Афанасьев Л.П. «Опись - важный архивный справочник (история и методика составления)»//Делопроизводство2004, № 3.- С99 большое внимание уделяется важности существования описи, а также о ее функциях и основах составления.

Актуальная на сегодняшний день тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статья С.Л. Кузнецов «Автоматизация делопроизводства. С чего начинать?»Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. С чего начать?//Делопроизводство 2003,№1. - С53, Т.В. Кузнцова «Проблемы автоматизации делопроизводственных процессов с позиции документоведения. Тезисы на X международной конференции «Документация в информационном обществе»Кузнецова Т.В. Проблемы автоматизации делопроизводственных процессов с позиции документоведения. Тезисы на X международной конференции»Документация в информационном обществе»//Делопроизводство 2004, №2. -С 37 Авторами затронуты возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.

В настоящее время рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьма разнообразен, а научной литературы недостаточно. Поэтому в качестве дополнительного источника в дипломной работе были использованы некоторые сайты «всемирной паутины», ведь пока только там можно получить полную и достоверную информацию о последних новинках и разработках автоматизированного делопроизводства. Так на сайте компании АйТи www.it.ru подробно расписано о преимуществах, структуре и назначении программной системы БОСС-Референт.

Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

В связи с поставленными задачами и целью дипломной работы была выбрана следующая структура работы, состоящая из введения, трех глав, заключения и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы. В первой главе рассматриваются история ведения таможенного дела в Костромском регионе, структура, функции и задачи отдела документационного обеспечения Костромской таможни, а также ее нормативно-методическая база.

Во второй главе подробно рассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент. В 3-й главе приводятся предложения, по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций в таможне, а так же по оптимизации управленческого документооборота путем внедрения новой автоматизированной системы БОСС-Референт. В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. В качестве приложении приведены не только документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота, но и схемы, помогающие понять место и структуру Костромской таможни на федеральном уровне.

Глава 1. история создания Костромской таможни. Документационный отдел: структура и направление деятельности

1.1 Таможенная служба в Костромском регионе. История и современность

Исторические корни таможенной службы берут свое начало с момента возникновения торговых городов и торговых путей по Неве, Днепру, Дону, Волге.

Русской таможенной службе уже около тысячи лет. Первое летописное описание о мыте на Руси (сбор за провоз товаров по суше и по воде) за покровительство купцам относится к X веку нашей эры. Первые элементы таможенного дела и первое таможенное законодательство возникают при Ярославе Мудром и нашли свое отражение в «Русской правде» и других документах того времени.

В XIII веке появляется термин тюркского происхождения - «тамга». Первоначально он обозначал особое клеймо, которое ставилось на товаре при миновании границы, затем тамгой стал называться сам пограничный сбор. Глагол «тамжить» - означал взыскивать пошлину «тамга». Место на рынке или ярмарке, где «тамжили» товар, стало называться «таможней». Служилый человек, ранее бывший «мытником», становился «таможенником».

Первые упоминания о Костромской таможне относится к 1547 году, тогда доля таможенных пошлин, перечисленных с Костромской «таможенной избы» составило 1800 рублей Костромская таможня: информационно-аналитическая бюллетень №4(23). -Кострома.,2002. -25с.

По археологическим и письменным данным в наш край ввозился цветной металл из Среднего Поволжья, поделочный камень - с Волыни, янтарь - из Прибалтики и Приднепровья, дорогие ткани - из Византии, драгоценный металл, в том числе и монеты - с Арабского Востока.

Костромская таможня относилась к числу «государственных верных» При нем к выполнению обязанностей на таможне в качестве целовальников (старинное название служителя таможни) привлекались представители купечества, а так же посадские, уездные крестьяне для отбывания повинности. Служба эта была «на веру», в связи с чем должностные лица таможен принимали присягу, поэтому ее служители получали жалование из казны. Число целовальников - помощников таможенного головы в Костроме составляло 10-14 человек. На эти должности привлекались служилые люди и черносошные крестьяне. Целовальников избирали посадские люди и уездные крестьяне. В обязанности целовальников оценка товаров и сбор пошлин. На таможне один из целовальников назначался старшим, он же одновременно являлся «ларечным» («ларешным»). «Ларечный целовальник» фактически выполнял роль казначея. Имелись «ходячие» и «караульные целовальники». Они, как правило, направлялись для сбора пошлины в торговые места и охраняли «таможенную избу». Целовальники сменялись ежегодно. Кроме целовальников, на таможне были «подьячие», которые вели таможенные книги, оформляли различные другие документы и получали жалование за счет сбора с «писчей деньги». В штате таможни имелись также истопники, сторожа, рассыльные и другие.

Основным товаром, с которым работали костромские целовальники, являлись кожи. В числе основных товаров, вывозимых из Костромы, было особое мыло, лучшее по качеству из всех вырабатывавшихся тогда в стране. Мыло костромской варки было в большом ходу на русском рынке. Металлические изделия представлены в костромском привозе сковородами железными, ткани - исключительно холстами (холст-хрящ, холст тонкий, средний и крашенина). Привозили так же полукафтаны крашенные, штаны хрящевые. Видное место среди товаров, поступивших из Костромы, принадлежало льну. В малом количестве шло просо и греча и т.д.

Что же представляла собой Костромская таможня в то время? Сразу надо сказать, что таможня выполняла лишь фискальные задачи. Наряду с взиманием пошлин, осуществлялись «сусленный», «питейный», «квасной», «банный» и другие виды сборов.

25 октября 1653 г. Государем Алексеем Михайловичем издан именной Указ, который в российской историографии получил название Единого таможенного устава. Именно с этого момента началось становление и развитие таможенного дела российского государства.

Таможенная система за свою историю претерпела ряд определенных изменений и в настоящее время является неотъемлемой частью власти, а так же наделена функциями дознания, ведения оперативно - розыскной деятельности, является агентом валютного контроля и военизированной организацией.

По косвенным письменным историческим источникам в 2002 году Костромской таможне исполняется 455 лет, однако абсолютно достоверность даты доказать нельзя, т. к. Костромская таможенная грамота до наших дней не сохранилась.

Ныне действующая таможня была создана из Костромского таможенного поста, образованного по приказу ГУ ГТК СССР 12 мая 1990 года. Первоначально Костромской пост относился к Московской региональной таможне, затем, в связи с преобразованием Ярославского таможенного поста в Ярославскую таможню и подчинением ей Ивановского и Костромского постов, до июля 1992г. Костромской таможенный пост был переподчинен Ярославской таможне.

16 июля 1992 года приказом ГТК России №260 в связи с обвальным ростом объемов экспорта и импорта, с чем пограничные таможни справиться не могли, была образована и приобрела статус самостоятельного юридического лица Костромская таможня. Еще недавно в Костромском крае, удаленном от государственных границ, понятие «таможня» не воспринималось достаточно серьезно. Однако за время своего существования, не смотря на все трудности, в течение лишь 10 лет Костромская таможня заявила о себе как о полноценной государственной структуре, способствующей развитию внешнеэкономических связей региона и контролирующей экспортно-импортные операции. На протяжении всего времени в тесном взаимодействии с другими правоохранительными органами таможня решает вопросы борьбы с таможенными преступлениями и правонарушениями в сфере внешнеэкономической деятельности в Костромском регионе.

Сегодня в состав Костромской таможни входят 4 таможенных поста: Костромской, Буйский, Шарьинский и Мантуровский, 29 структурных подразделений, осуществляющих работу по различным направлениям деятельности.

Традиционными для области промышленными отраслями являются лесная, деревообрабатывающая, текстильная, легкая, пищевая, целлюлозно-бумажная, промышленность, ювелирный промысел, а так же машиностроение и энергетика.

Одной из основных задач, стоящих перед Костромской таможней, является активное участие в развитии внешнеэкономической деятельности в Костромском регионе присущими таможенной службе формами и методами, способствование расширению торговли с соседними государствами и странами дальнего зарубежья.

В настоящее время как в Костромском регионе, так и по всей России возрос уровень требований к качеству работы таможенной службы, что непосредственно связано с упрощением и автоматизацией таможенных процедур, наиболее полным сбором таможенных платежей, предотвращением импорта опасной и некачественной продукции, контролем за ввозом и вывозом опасных отходов, повышением степени соблюдения таможенного законодательства и эффективности борьбы с преступлениями в сфере таможенного дела и нарушениями таможенных правил.

К празднованию 10-тилетия Костромской таможни в 2002 году информационно-аналитическим отделом администрации области, специалистами таможенной службы при помощи архивных материалов была проделана огромная исследовательская работа, в результате чего вышел в свет специальный выпуск информационно-аналитической бюллетени под одноименным названием «Костромская таможня». Он полностью посвящен истории жизни таможенного дела в Костромской области, ее развитию и становлению вплоть до наших времен. Здесь вы сможете понять, как живет и дышит Костромская таможня.

1.2 Структура службы ДОУ в Костромской таможне: ее задачи, функции, штаты

Структура центрального аппарата таможенной службы Российской Федерации представляет собой определенный набор организаций тесно взаимодействующих между собой (Приложение 1). Естественно, что ведущее место в этой единой федеративной централизованной системе занимают таможенные органы, в состав которой входят:

1) Федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в области таможенного дела;

2) Региональные таможенные управления;

3) Таможни;

4) Таможенные посты. Таможенный кодекс Российской федерации. -М.: ДГУП «Ростаможинформ», 2003. - 304с.(ст 401,402)

Базовым звеном единой системы таможенных органов является таможня и ее основные подразделения. Именно здесь сосредоточен центр тяжести работ по реализации задач и функций таможенной службы. Таможни и их подразделения создаются, как правило, по территориальному принципу, т.е. осуществляют свою деятельность на территории подведомственного региона, который определяет ГТК России.

Итак, Приказом ГТК России №260 от 16 июля 1992года, Костромская таможня вошла в состав центрального таможенного управления (далее - ЦТУ) как самостоятельный орган.

Костромская таможня - это государственная организация, которая осуществляет свое финансирование за счет средств федерального бюджета и является юридическим лицом, которое имеет самостоятельный баланс, печать с изображением Государственного герба РФ и со своим наименованием, иные печати и штампы.

Таможня в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, международными договорами РФ, федеральными конституционными законами, Таможенным кодексом РФ, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента РФ и Правительства РФ, нормативными и иными правовыми актами ГТК России.

Сегодня Костромская таможенная служба способствует развитию внешнеэкономических связей региона и контролирует экспортно-импортные операции. Основными направлениями работы являются фискальная и правоохранительная деятельность. Таможня наделена функциями дознания, ведения оперативно-розыскной работы, является агентом валютного контроля.

Костромская таможня решает возложенные на нее задачи непосредственно и через таможенные посты (Костромской, Буйский, Шарьинский и Мантуровский), находящиеся в ее непосредственном подчинении. Организация работы по обеспечению экономической безопасности государства предусматривает тесное взаимодействие с представителями законодательной и исполнительной власти, правоохранительными и другими контролирующими органами. На основе Соглашений и совместных планов таможня активно и достаточно результативно сотрудничает с УВД, УФСБ, УФСНП, УМПНС РФ по Костромской области, управлением Министерства юстиции РФ по Костромской области, комитетом внешнеэкономических и межрегиональных связей Администрации Костромской области, торгово-промышленной палатой и другими организациями.

За делопроизводство в Костромской таможне отвечает отдел документационного обеспечения(далее - ОДО). От того, насколько профессионально ведется документация в ОДО, зависит успех управленческой деятельности в целом.

ОДО является структурным подразделением таможни и подчиняется непосредственно начальнику таможни - это видно из приложения 2, разработанного автором.

В своей работе руководствуется действующим законодательством РФ; ТК РФ; приказами и указаниями ГТК РФ, регионального таможенного управления. Положением о таможне; правилами и методическими указаниями Росархива. Другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления и архивного дела. Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (таможенном посту) и настоящим положением.

Задачи и функции ОДО

Основными задачами ОДО являются:

- обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне;

- разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов, сокращение их количества и оптимизации документопотоков;

- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

- обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а так же организация работы архива и экспертной комиссии (ЭК) таможенного органа;

- организация методической помощи в работе с документами структурных подразделениях таможенного органа;

- обеспечение режима доступа и использования документной информации;Положение об отделе документационного обеспечения Костромской таможни. 14.08.1999г..

ОДО в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

-организует общее делопроизводство в таможенном органе;

-обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможенного органа;

-организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа и их учет, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

-поверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного органа;

-обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;

-оформляет, выпускает и хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку по структурным подразделениям и ознакомление с ними;

-осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку, и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

-организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование и оперативное размножение документов;

-разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов и оптимизации документопотока и документооборота в целом;

-организует делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в соответствии с положениями ТК РФ и требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);

-организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

-принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;

-осуществляет методическое руководство и контроль за правильной организацией (в части информационного обеспечения) в автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;

-осуществляет подготовку документов отдела к сдаче в архив таможенного органа;

-организует и подводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности таможенного органа Положение об отделе документационного обеспечения Костромской таможни. 14.08.1999г.

Изучив перечень основных функций и задач можно с точностью утверждать, какой многообразной и сложной является деятельность документационного отдела Костромской таможни. Для успешного достижения вышеперечисленных функций и задач ОДО необходимо взаимодействии с другими подразделениями и службами (юридическая, кадровая, материально-технического обеспечения, АСУ). Структура отдела представлена разработанной автором схеме 1.

· Костромской пост - документовед 6-го разряда Костромского таможенного поста

· Буйский таможенный пост - старший государственный таможенный инспектор Буйского таможенного поста

· Шарьинский таможенный пост - государственный таможенный инспектор Шарьинского таможенного поста

· Мантуровский таможенный пост - государственный таможенный инспектор Мантуровского таможенного поста

· Отдел федеральных таможенных доходов и учета денежных средств - старший государственный таможенный инспектор ОФТДУДС

· Отделение контроля таможенной стоимости - старший государственный таможенный инспектор ОКТС

· Отделение валютного контроля - главный государственный таможенный инспектор ОВК

· Отдел тарифного и нетарифного регулирования - главный государственный таможенный инспектор ОТНР

· Отделение таможенной статистики и анализа - государственный таможенный инспектор ОТСА

· Отделение исполнения постановлений по делам об административных правонарушениях - государственный таможенный инспектор ОИПДАП

· Отделение организации таможенного оформления и таможенного контроля - государственный таможенный инспектор ООТОиТК

· Отделение контроля за таможенным транзитом - старший государственный таможенный инспектор ОКДТТ

Схема 1 Структура ОДО Костромской таможни

· Отделение таможенных режимов - старший государственный таможенный инспектор ОТР

· Отдел эксплуатации функциональных подсистем и информационного обеспечения - старший государственный таможенный инспектор ОЭФПИО

· Отделение кадров отдела кадров - старший государственный таможенный инспектор ОК

· Отдел бухгалтерского учета и финансовой экспертизы -старший государственный таможенный инспектор ОБУиФЭ

· Правовое отделение - старший государственный таможенный инспектор правового отделения

· Оперативно-розыскной отдел - оперуполномоченный

· Оперативно-аналитический отдел - инспектор

· Отдел административных расследований - главный инспектор ОАР

· Отдел таможенной инспекции - старший государственный таможенный инспектор ТИ

· Отдел тылового обеспечения - государственный таможенный инспектор ОТО

· Отдел собственной безопасности - старшего оперуполномоченного ОСБ

· Отдел таможенной охраны и оперативно-дежурной службы - ведущий инспектор ОтТО и ОДС

· Старший дознаватель по ОВД

· Помощник начальника таможни по мобилизационной работе

· Ведущий таможенный инспектор (по защите государственной тайны) Приказ от11.01.2005 года №1 «О назначении ответственных лиц за ведение делопроизводства в структурных подразделениях таможни»

Данная схема построена по принципу прямого подчинения, во главе которой стоит Начальник таможни. Именно в его непосредственном подчинении находится Начальник отдела документационного обеспечения.

Он назначается на должность и освобождается от должности приказом начальника Костромской таможни по соглашению с Центральным таможенным управлением. В соответствии с Федеральным законом «О службе в таможенных органах РФ» (№114-ФЗ от 21.07.97 ст.5) и Общим перечнем должностей сотрудников (утвержденным приказом ГТК России от 02.04.2001 № 327), а так же соответствующей должностной инструкцией. Начальник ОДО является должностным лицом и относится к группе старшего начальствующего состава. Данной должности соответствует специальное звание «Подполковник таможенной службы» Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения, утвержденная 19.02.2003

В своей работе начальник ОДО руководствуется: Конституцией РФ, Федеральным законом «О службе в таможенных органах РФ», Таможенным кодексом РФ, другими законами РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, нормативными и иными правовыми актами ГТК РФ, ненормативными правовыми актами ненормативного характера Центрального таможенного управления, положениями о таможенном органе и отделе документационного обеспечения Костромской таможни, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах и настоящей должностной инструкцией.

Сущностью работы начальника ОДО является осуществление руководства отделом и обеспечение ведения делопроизводства в таможенном органе, а так же координация действий различных участков и служб отдела документационного обеспечения, контроль таможенных постов в области, касающейся компетенции отдела. К тому же, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, осуществление различных мероприятий по ее усовершенствованию путем установления рациональной организации, форм и методов работы с документами, унификации документов.

Начальнику ОДО подчиняются должностные лица и работники отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни(это видно из схемы 1 составленной автором):

· Главный государственный таможенный инспектор ОДО: выполняет основные функции пресс-секретаря таможни и секретаря приемной; осуществляет систематический контроль за своевременным и качественным исполнением отделами таможни организационно-распорядительных документов ГТК России, таможенных управлений, таможен и других документов; обеспечивает соблюдение и защиту прав и законных интересов граждан; Должностная инструкция главного государственного таможенного инспектора ОДО, утвержденная 24.05.2004 г.

· Старший государственный таможенный инспектор ОДО:

1. участка входящей корреспонденции вышестоящих органов ОДО: обеспечивает правильный автоматизированный учет, своевременную регистрацию, оформление и обработку корреспонденции, поступившей в таможенный орган из ГТК России, таможенных управлений и других вышестоящих органов, а так же подготовку их к дальнейшему хранению и исполнению; Должностная инструкция старшего государственного таможенного инспектора ОДО(участка входящей корреспонденции вышестоящих органов ОДО), утвержденная 24.05.2004г.

2. участка входящей корреспонденции других таможен и организаций, а также обращений граждан ОДО: обеспечивает правильный автоматизированный учет и своевременную регистрацию, оформление и обработку корреспонденции, поступившей в таможенный орган (из таможен, таможенных постов, управлений, министерств, ведомств, учреждений, организаций, государственных и иных предприятий, банков, других структур), а так же обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан; осуществляет учет, регистрацию и контроль исполнения докладных записок на имя начальника таможни и его заместителей; Должностная инструкция старшего государственного таможенного инспектора ОДО (участка входящей корреспонденции других таможен и организаций), утвержденная 24.05.2004г.

3. участка исходящей корреспонденции и регистрации приказов, распоряжений таможенного органа: осуществляет правильный автоматизированный учет, своевременную регистрацию, оформление и обработку исходящих документов, а также учет и регистрацию приказов и распоряжений таможенного органа; Должностная инструкция старшего государственного таможенного инспектора ОДО(участка исходящей корреспонденции и регистрации приказов, распоряжений таможенного органа), утвержденная 24.05.2004г

· Документовед 6-го разряда ОДО (является работником бюджетной сферы таможни): осуществляет своевременное, качественное размножение и копирование документов для всех отделов таможенного органа; осуществляет своевременную обработку и отправку исходящей корреспонденции; Должностная инструкция Документоведа 5-11-го разряда ОДО, утвержденная 26.02.2003.

· Начальник архивного отделения ОДО: руководит работой архивного отделения и отвечает за выполнение задач и осуществление функций, определенных положением об архиве; обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа, для передачи на государственное хранение; Должностная инструкция начальника архивного отделения ОДО, утвержденная 21.02.2003.

В непосредственном подчинении начальника архивного отделения ОДО также находится государственный таможенный инспектор архивного отделения ОДО, который отвечает за комплектование архива документами, обеспечивает их учет, ткачество обработки, сохранность, отбор и исполнение, а также подготовку и передачу документов на государственное хранение Должностная инструкция Государственного таможенного инспектора архивного отделения ОДО, утвержденная 24.05.2004.

Необходимо отметить, что в целях упорядочения работы ОДО со структурными подразделениями таможни и в целях улучшения организации документационного обеспечения в Костромской таможне назначены ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях таможни. Они подчиняются непосредственно своему начальнику структурного подразделения. Их основной задачей является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов в своем отделе или подразделении Должностная инструкция ответственного за делопроизводство в структурном подразделении Костромской таможни// Приказ №1 от 11.01.2005 «о назначении ответственных лиц за ведение делопроизводства в структурных подразделениях таможни».

Просмотрев структуру отдела документационного обеспечения, выяснились некоторые несоответствие. А именно, во-первых, в связи с «Квалификационным справочником должностей служащих» должности «Документоведа 6-го разряда» не существует. Эта должность не может разделяться по разрядам. В соответствии с требованиями к квалификации существуют следующие должности: Документовед, затем Документовед II категории и самой высшей является Документовед I категории Отраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях// Квалификационный справочник должностей служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37, с изменениями от 21 января, 4 августа 2000г., 20 апреля 2001., 31 мая, 20 июня 2002г.).. Во-вторых, изучив должностные обязанности сотрудника автор пришел к выводу, что данный работник соответствует должности «Делопроизводителя».

Без сомнения, в целом данная структура управления делопроизводственной службой является рациональной и эффективной, исходя из того, что все обязанности строго распределены между должностными лицами, количество которых оптимально.

1.3 Основные организационно-нормативные документы по делопроизводству

Документационное обеспечение управления как одна из форм социальной деятельности (оно реализуется людьми и для людей), не может быть эффективным без наличия соответствующих нормативно-правовой базы. Под нормативно-правовой базой понимается комплекс правовых актов, устанавливающих правила эффективного осуществления данной деятельности. Сокова. А.Н Перспективы развития правил оформления управленческих документов//Делопроизводство. - 2004, №2..

Основными нормативными документами по упорядочению делопроизводства в таможне, безусловно, являются Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенном органе (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) и ГОСТ Р 6.30-2003. Однако эти общеотраслевые нормативные документы не учитывают специфику ДОУ в Костромской таможне.

Проведенный практический анализ позволяет сделать вывод о том, что в целях совершенствования ДОУ и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов необходимо разработать и утвердить Инструкцию по делопроизводству Костромской таможни (далее - Инструкция). Инструкция должна устанавливать общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами непосредственно в Костромской таможне. Она должна быть разработана в соответствии с основными положениями «Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива таможенных органов», с учетом новой редакции ТК РФ, Государственной системы документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. и на основе ГОСТА Р6.30-2003«Унифицированные системы организационно-распорядительных документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и учитывать все особенности работы ДОУ в Костромской таможне.

Структура инструкции должна отвечать как существу содержания самого делопроизводства, так и отражать специфику деятельности и правовое положение Костромской таможни, в нее должны быть включены следующие пункты:

1 Общие положение

2 Особенности подготовки и оформление отдельных видов документов

3 Правила оформления документов

4 Организация документооборота и исполнения документов

5 Поисковая система документов

6 Контроль исполнения документов

7 Организация работы с документами

8 Организация документов в делопроизводстве

9 Порядок передачи документов на хранение в архив. Комплектование архива.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении № 3

В комплексе организационных документов особое место занимают должностные инструкции сотрудников службы ДОУ, в которых определены их основные функции, права, обязанности и ответственность. С помощью этого документа равномерно распределяется их нагрузка.

Учитывая предложения автора устранить несоответствие должности сотрудника (ныне делопроизводителя), возникает необходимость разработки новой должностной инструкции «Делопроизводителя», проект которой представлен в приложении 4

Еще одним нормативным актом является Положение, определяющее порядок образования, структуру, функции, права и обязанности структурного подразделения. Таковыми является «Положение об ОДО» и «Положение об архиве таможни». Изучив эти два документа автор предлагает дополнить Положение об архиве пунктом о взаимодействии архива с другими подразделениями, а именно:

6 Взаимосвязь с другими подразделениями

-с отделом документационного обеспечения - по вопросам документационного обеспечения управления;

-с отделом контроля - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

-с отделом кадров - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышение их квалификации в условиях широкого использования мероприятий, связанных с научной организацией труда;

-с отделом эксплуатации функциональных подсистем и информационного обеспечения - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники.

Этот пункт позволит установить и урегулировать взаимоотношения архива с другими подразделениями в таможне, это не мало важно для его эффективной работы.

Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в связи с тем, что Костромская таможня является самостоятельной серьезной государственной структурой, то и нормативно-правовая база в этой организации построена в соответствии с федеральными нормативами. Но все-таки для более точной регламентации делопроизводства в таможне необходимы Инструкция по делопроизводству Костромской таможни, еще одна должностная инструкция сотрудника этой службы, а так же внесение дополнения в уже созданное Положение об архиве.

В целом структура службы делопроизводства организована в Костромской таможни без противоречий Государственной системы документационного обеспечения управленияГосударственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.

, в связи с тем, что она является самостоятельным структурным подразделением, с прямым подчинением первому руководителю, т. е. Начальнику Костромской таможни.

2. Анализ организации технологии ДОУ документационного отдела в Костромской таможни.

2.1 Технология организации документооборота, начиная с источников доставки

Управленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальных элементов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также на производстве документальной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самой организации, так и для внешнего.

Это предполагает наличие технологии обработки. Для преобразования информации поступающих документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные технологии. Учитывая ДОУ и специфику информационных процессов, на которых оно основывается, определение технологии ДОУ можно определить «как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил» ГОСТ Р51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Изд-во стандартов, 1998.

Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на:

· технологии обработки поступающих и отправляемых документов (входящих и исходящих);

· технологии передачи (доведения) документальной информации конечному пользователю;

· технологии введения документов в информационную базу данных организации исходя из ее внутренней структуры(поисковые системы);

· технологии обработки документальной информации и накопления документов;

· технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов(автоматизированная система управления).

В Костромской таможни технологии ДОУ так же являются неотъемлемой частью системы информационного обеспечения и играют очень важную роль. Это связано с большим потоком информации и необходимостью вовремя и быстро ее обработать, ведь от этого зависит вся функциональность самой таможни.

В настоящее время доставка документов в таможню осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи(см схему 2 разработанную автором в качестве наглядного материала).